Rynek najmu instytucjonalnego w Polsce wchodzi w kolejną fazę rozwoju. Na koniec 2025 r. zasób PRS sięgnął około 28,5 tys. lokali, a w ciągu roku przybyło 5,8 tys. mieszkań w 25 inwestycjach. Jednocześnie dane GUS pokazują, że w pierwszej połowie 2026 r. oddano do użytkowania 94,9 tys. mieszkań, o 3,2 proc. więcej niż rok wcześniej.
Za rosnącą skalą inwestycji musi nadążać rachunkowość. W przypadku funduszu inwestującego w mieszkania na wynajem nie wystarczy klasyczna ewidencja przychodów z czynszów i kosztów administracyjnych. Kluczowe stają się prawidłowa wycena aktywów, rozliczanie finansowania, identyfikacja przychodów i kosztów portfela oraz przygotowanie danych pozwalających inwestorom ocenić rzeczywistą wartość aktywów netto.
Czytaj więcej:
- jak wygląda księgowość funduszy inwestujących w nieruchomości PRS,
- w jaki sposób ujmować mieszkania, budynki i spółki zależne,
- jak rozliczać przychody z najmu i koszty utrzymania portfela,
- dlaczego wycena nieruchomości jest jednym z najważniejszych elementów rachunkowości,
- jakie znaczenie mają kredyty, odsetki i kursy walut,
- jak zmieniają się wymagania wobec raportowania funduszy w 2026 r.
Spis treści
- PRS rośnie, a wraz z nim znaczenie rachunkowości
- Co właściwie księguje fundusz inwestujący w mieszkania
- Wycena nieruchomości decyduje o wartości aktywów netto
- Przychody z najmu to dopiero początek
- Koszty PRS wymagają szczegółowej ewidencji
- Finansowanie portfela komplikuje księgowość
- Raportowanie i kontrola danych stają się przewagą
- Księgowość PRS w 2026 roku – na co zwrócić uwagę
PRS rośnie, a wraz z nim znaczenie rachunkowości
Private Rented Sector przestał być niszowym segmentem polskiego rynku nieruchomości. Według danych przywoływanych w 2026 r. zasób instytucjonalnego najmu osiągnął pod koniec 2025 r. 28,5 tys. lokali. Największe skupiska PRS znajdują się w Warszawie, Krakowie i Wrocławiu – odpowiednio około 32 proc., 19 proc. i 16 proc. zasobu.
Dla funduszu oznacza to konieczność prowadzenia rachunkowości, która jednocześnie odpowiada na potrzeby regulacyjne, inwestycyjne i zarządcze.
Najważniejsze elementy to:
- ewidencja nieruchomości i praw związanych z nieruchomościami,
- rozliczanie przychodów z najmu,
- kontrola kosztów eksploatacyjnych,
- wycena aktywów,
- rozliczanie finansowania zewnętrznego,
- ustalanie wartości aktywów netto,
- raportowanie dla inwestorów, depozytariusza, audytora i organów nadzoru.
W praktyce księgowość PRS musi więc łączyć rachunkowość finansową z wiedzą o nieruchomościach, podatkach i strukturach inwestycyjnych.
Co właściwie księguje fundusz inwestujący w mieszkania
Najważniejsze pytanie brzmi: czy fundusz posiada mieszkania bezpośrednio, czy inwestuje za pośrednictwem spółek celowych. Od odpowiedzi zależy konstrukcja ewidencji i sposób prezentacji aktywów.
W modelu bezpośrednim przedmiotem inwestycji są przede wszystkim nieruchomości. W modelu holdingowym fundusz może posiadać udziały lub akcje spółek, które z kolei są właścicielami budynków i lokali. Wtedy księgowość musi uwzględniać zarówno poziom funduszu, jak i przepływy występujące w spółkach projektowych.
Ustawa o rachunkowości przewiduje dla funduszy inwestycyjnych szczególne zasady sprawozdawczości. Sprawozdanie funduszu obejmuje m.in. zestawienie lokat, a przepisy określają także szczególne zasady rachunkowości funduszy inwestycyjnych.
Właściwe rozdzielenie poziomów ewidencji jest szczególnie ważne przy dużych portfelach, w których pojedyncza inwestycja obejmuje setki lokali.
Wycena nieruchomości decyduje o wartości aktywów netto
W przypadku funduszu PRS wycena jest jednym z najbardziej wrażliwych elementów całego procesu księgowego. Wartość nieruchomości wpływa bowiem bezpośrednio na wartość portfela, a w konsekwencji na wartość aktywów netto przypadającą na inwestorów.
Księgowość musi otrzymać wiarygodne dane dotyczące między innymi:
- wartości rynkowej nieruchomości,
- powierzchni najmu,
- poziomu wynajęcia,
- stawek czynszów,
- pustostanów,
- kosztów operacyjnych,
- nakładów inwestycyjnych,
- przewidywanych przepływów pieniężnych.
Nie można przy tym sprowadzać wartości portfela wyłącznie do ceny zakupu mieszkań. Dla inwestora znaczenie ma przyszła zdolność nieruchomości do generowania dochodu oraz aktualna wartość rynkowa aktywa.
To właśnie dlatego współpraca księgowości z rzeczoznawcami, zarządcami nieruchomości i zespołem inwestycyjnym staje się koniecznością, a nie dodatkiem.
Przychody z najmu to dopiero początek
Najbardziej oczywistym źródłem przychodów funduszu PRS są czynsze. Jednak portfel mieszkań generuje znacznie więcej operacji.
Pojawiają się opłaty administracyjne, rozliczenia mediów, kaucje, opłaty dodatkowe, koszty zarządzania oraz rozliczenia związane z zakończeniem umów najmu. Przy dużej liczbie mieszkań ręczne kontrolowanie takich danych szybko staje się niewykonalne.
Dlatego prawidłowa księgowość powinna pozwalać na analizę wyników nie tylko na poziomie całego funduszu, lecz także według:
- budynku,
- inwestycji,
- lokalizacji,
- typu lokalu,
- spółki celowej,
- źródła przychodu,
- rodzaju kosztu.
Takie podejście pozwala szybko ustalić, które aktywa rzeczywiście generują oczekiwany dochód, a które wymagają działań operacyjnych.
Koszty PRS wymagają szczegółowej ewidencji
Portfel mieszkań na wynajem generuje koszty, które mogą istotnie zmieniać rentowność inwestycji. Należą do nich między innymi koszty zarządzania nieruchomościami, remontów, konserwacji, administracji, ubezpieczeń czy marketingu.
W przypadku nowych inwestycji szczególnego znaczenia nabierają również nakłady na wyposażenie i przygotowanie lokali do wynajmu. Księgowość musi prawidłowo rozróżniać koszty bieżące od nakładów, które zwiększają wartość aktywa.
Ma to bezpośrednie przełożenie na wynik finansowy oraz dane wykorzystywane przez zarządzających funduszem. Błędna klasyfikacja może zaburzyć obraz rentowności całego projektu.
Finansowanie portfela komplikuje księgowość
PRS często wykorzystuje finansowanie dłużne. Oznacza to konieczność ewidencji kredytów, odsetek, prowizji i innych kosztów finansowania. Przy finansowaniu w walucie obcej dochodzi również ryzyko kursowe.
Otoczenie stóp procentowych pozostaje istotne dla inwestorów. RPP obniżyła w marcu 2026 r. stopę referencyjną NBP do 3,75 proc.
Dla funduszy PRS koszt pieniądza ma znaczenie podwójne. Wpływa zarówno na koszt obsługi istniejącego długu, jak i na opłacalność nowych projektów. W księgowości musi być to widoczne w sposób pozwalający prześledzić wpływ finansowania na wynik konkretnego aktywa.
Raportowanie i kontrola danych stają się przewagą
Wraz ze wzrostem rynku rosną oczekiwania dotyczące jakości danych. Fundusz musi być w stanie szybko odpowiedzieć na pytanie, ile jest warty portfel, jakie przychody generuje, jakie ma koszty i jak zmieniła się wartość aktywów.
Obowiązki sprawozdawcze funduszy wynikają zarówno z ustawy o rachunkowości, jak i regulacji dotyczących funduszy inwestycyjnych. Aktualny tekst ustawy o funduszach inwestycyjnych został ogłoszony w 2026 r., a w kwietniu 2026 r. weszła w życie kolejna nowelizacja przepisów dotyczących funduszy i instrumentów finansowych.
Dobre rozwiązania księgowe powinny zapewniać:
- automatyczne uzgadnianie danych z systemami zarządzania najmem,
- kontrolę należności czynszowych,
- raportowanie według nieruchomości i SPV,
- ścieżkę audytową każdej istotnej operacji,
- sprawną obsługę wyceny portfela,
- możliwość szybkiego przygotowania danych dla audytora.
Właśnie tutaj technologia może zmienić księgowość PRS z funkcji administracyjnej w narzędzie zarządzania portfelem.
Księgowość PRS w 2026 roku – na co zwrócić uwagę
Rok 2026 pokazuje, że rynek PRS nadal ma przestrzeń do wzrostu. Z jednej strony rośnie zasób mieszkań instytucjonalnych, z drugiej – rynek mieszkaniowy pozostaje wrażliwy na koszty finansowania, podaż nowych lokali i zachowania najemców. Według GUS w czerwcu 2026 r. oddano do użytkowania 18,7 tys. mieszkań, o 21,5 proc. więcej niż rok wcześniej, a w budownictwie przeznaczonym na sprzedaż lub wynajem liczba przekazanych lokali wzrosła o 15 proc.
Dla księgowości funduszy oznacza to konieczność coraz dokładniejszego monitorowania portfela. Nie wystarczy już samo prawidłowe zaksięgowanie faktury czy czynszu. Kluczowe staje się połączenie danych finansowych z informacją operacyjną o nieruchomościach.
Największym wyzwaniem pozostaje zachowanie spójności między wartością księgową, wyceną rynkową, wynikiem z najmu i rzeczywistymi przepływami pieniężnymi.
Wniosek jest prosty: wraz z profesjonalizacją rynku PRS profesjonalizuje się również jego rachunkowość. Fundusze posiadające dziesiątki lub setki nieruchomości potrzebują systemu, który pozwoli nie tylko spełnić wymogi sprawozdawcze, lecz przede wszystkim odpowiedzieć inwestorowi na najważniejsze pytanie: ile naprawdę zarabia portfel mieszkań i ile jest dziś wart.