Zatrudnianie cudzoziemców w Warszawie – procedury w Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim.

Zatrudnianie cudzoziemców w Warszawie wymaga dziś znacznie większej uwagi niż samo podpisanie umowy z pracownikiem. Pracodawca musi zweryfikować legalność pobytu, podstawę wykonywania pracy, właściwy rodzaj procedury oraz obowiązki, które pozostają po jego stronie już po uzyskaniu zezwolenia.

Od 1 czerwca 2025 r. wnioski o zezwolenia na pracę cudzoziemców są składane wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem portalu praca.gov.pl. W 2026 r. jest to podstawowy kanał obsługi postępowań dotyczących zezwoleń na pracę.

O czym jest ten artykuł? Czytaj więcej:

jakie procedury obowiązują przy zatrudnianiu cudzoziemców w Warszawie,
kiedy potrzebne jest zezwolenie na pracę, a kiedy można zastosować inną podstawę,
jakie dokumenty należy przygotować dla Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego,
ile wynoszą opłaty w 2026 roku,
jakie obowiązki ma pracodawca po uzyskaniu zezwolenia,
dlaczego legalizacja pobytu i legalizacja pracy to dwie różne kwestie,
kiedy przedsiębiorca może skorzystać ze wsparcia księgowego, kadrowego lub specjalisty ds. legalizacji zatrudnienia.

Spis treści

Zatrudnienie cudzoziemca w Warszawie zaczyna się od właściwej procedury

Pierwszym krokiem nie powinno być wypełnienie formularza, ale ustalenie, na jakiej podstawie cudzoziemiec może legalnie wykonywać pracę w Polsce. W przypadku obywateli państw spoza UE i EOG pracodawca może być zobowiązany do uzyskania zezwolenia na pracę, dokonania oświadczenia o powierzeniu pracy albo wykonania odpowiedniego powiadomienia.

Zezwolenie na pracę jest wymagane m.in. wtedy, gdy cudzoziemiec wykonuje pracę na rzecz polskiego podmiotu na podstawie umowy zawartej z tym podmiotem. Przepisy obejmują także określone przypadki pełnienia funkcji w organach spółek oraz delegowania pracowników zagranicznych do Polski.

W praktyce przed rozpoczęciem procedury warto ustalić:

obywatelstwo cudzoziemca,
podstawę jego legalnego pobytu,
rodzaj planowanej umowy,
stanowisko i zakres obowiązków,
miejsce wykonywania pracy,
wysokość wynagrodzenia,
okres zatrudnienia,
to, czy cudzoziemiec posiada już dokument uprawniający do pracy.

To właśnie na tym etapie najczęściej pojawia się ryzyko zastosowania niewłaściwej procedury.

Mazowiecki Urząd Wojewódzki: gdzie i jak złożyć wniosek?

W przypadku pracodawcy posiadającego siedzibę lub miejsce stałego pobytu na Mazowszu właściwym organem w określonych sprawach jest Wojewoda Mazowiecki. Od 1 czerwca 2025 r. wnioski dotyczące zezwoleń na pracę oraz dokumenty do tych postępowań należy składać wyłącznie za pośrednictwem systemu praca.gov.pl. Złożenie wniosku inną drogą może skutkować pozostawieniem go bez rozpoznania.

To istotna zmiana z punktu widzenia przedsiębiorców przyzwyczajonych do dokumentacji papierowej. Procedura została przeniesiona do środowiska elektronicznego, co oznacza konieczność prawidłowego przygotowania konta organizacji, reprezentacji pracodawcy oraz elektronicznego podpisywania dokumentów.

Mazowiecki Urząd Wojewódzki wskazuje jednocześnie, że czas postępowania może się wydłużyć m.in. ze względu na liczbę prowadzonych spraw, dodatkową korespondencję czy problemy techniczne systemu. Formalny termin wynikający z przepisów nie zawsze więc oznacza faktyczny czas oczekiwania na zakończenie konkretnej sprawy.

Jakie dokumenty musi przygotować pracodawca?

Przygotowanie kompletnego wniosku jest jednym z najważniejszych elementów całej procedury. W przypadku zezwolenia na pracę dla cudzoziemca zatrudnianego przez polski podmiot wymagane są m.in. dokumenty dotyczące pracodawcy, cudzoziemca oraz planowanego zatrudnienia.

Do dokumentacji należą między innymi cyfrowe odwzorowania stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, potwierdzenie uiszczenia opłaty oraz – zależnie od sytuacji – dokumenty dotyczące kwalifikacji do wykonywania zawodu regulowanego. Jeżeli pracodawca działa przez pełnomocnika, potrzebne jest również odpowiednie pełnomocnictwo.

Szczególnej uwagi wymagają dokumenty sporządzone w języku obcym. Zasadniczo dokumenty będące dowodem w postępowaniu powinny być przedstawione wraz z tłumaczeniem na język polski wykonanym przez tłumacza przysięgłego, z wyjątkiem dokumentów podróży w zakresie wskazanym przez urząd.

Przed wysłaniem wniosku warto więc sprawdzić:

kompletność załączników,
zgodność danych pracodawcy z rejestrami,
zgodność danych cudzoziemca z dokumentem podróży,
prawidłowość wynagrodzenia,
zgodność stanowiska z rzeczywistym zakresem pracy,
prawidłową opłatę,
wymagane podpisy elektroniczne,
tłumaczenia dokumentów zagranicznych.

Ile kosztuje zezwolenie na pracę cudzoziemca w 2026 roku?

W 2026 r. opłata za wydanie zezwolenia na pracę zależy od okresu zatrudnienia i rodzaju procedury. Według aktualnych informacji Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego wynosi ona 200 zł przy zatrudnieniu na okres krótszy niż trzy miesiące oraz 400 zł przy zatrudnieniu na okres dłuższy niż trzy miesiące. W przypadku delegowania cudzoziemca na terytorium Polski opłata wynosi 800 zł.

Opłata powinna zostać prawidłowo przypisana do konkretnego pracodawcy i cudzoziemca. Błąd na tym etapie może skomplikować identyfikację wpłaty.

Nie należy również utożsamiać opłaty za zezwolenie na pracę z opłatą za postępowanie dotyczące pobytu cudzoziemca. Są to odrębne procedury.

Legalna praca to nie wszystko. Trzeba sprawdzić także pobyt

Jednym z najważniejszych elementów procedury jest rozdzielenie legalizacji pracy od legalizacji pobytu.

Samo zezwolenie na pracę nie oznacza automatycznie, że cudzoziemiec może przebywać w Polsce. Osoba wykonująca pracę musi posiadać odpowiedni tytuł pobytowy uprawniający do wykonywania pracy. Urząd Pracy m.st. Warszawy wskazuje, że cudzoziemiec może pracować m.in. na podstawie określonych wiz, zezwolenia na pobyt czasowy czy w ramach ruchu bezwizowego – przy spełnieniu warunków przewidzianych przepisami.

Odrębną procedurą jest zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. W tym postępowaniu stroną jest cudzoziemiec, a nie pracodawca. Zezwolenie może być udzielone na okres powyżej trzech miesięcy do trzech lat. Opłata za zezwolenie na pobyt czasowy i pracę wynosi obecnie 440 zł dla pracownika.

Dla pracodawcy oznacza to konieczność prowadzenia dokumentacji w taki sposób, aby można było wykazać zarówno legalność powierzenia pracy, jak i podstawę pobytu pracownika.

Co zmieniają przepisy dotyczące oświadczeń i obywateli Ukrainy?

Istotne zmiany dotyczą procedury oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Od 1 grudnia 2025 r. opłata za złożenie oświadczenia wynosi 400 zł. Procedura dotyczy określonych obywateli państw wskazanych w przepisach, a oświadczenia składane są elektronicznie.

Osobną sytuację mają obywatele Ukrainy objęci ochroną czasową. W przypadku osób, których pobyt w Polsce jest legalny w ramach ochrony czasowej, praca jest legalizowana na podstawie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy, a nie klasycznego oświadczenia czy zezwolenia na pracę. Według informacji Urzędu Pracy m.st. Warszawy ochrona czasowa w opisanym trybie obowiązuje do 4 marca 2027 r.

W 2026 r. przedsiębiorca powinien więc unikać automatycznego stosowania jednej procedury wobec wszystkich cudzoziemców. Obywatelstwo i podstawa pobytu mogą całkowicie zmienić sposób legalizacji zatrudnienia.

Co pracodawca musi zrobić po uzyskaniu zezwolenia?

Uzyskanie decyzji nie kończy obowiązków pracodawcy. Przeciwnie – od tego momentu zaczyna się etap prawidłowej realizacji zatrudnienia.

Pracodawca powinien m.in. zapewnić, aby umowa odpowiadała warunkom określonym w zezwoleniu. Przed powierzeniem pracy należy także przekazać właściwemu organowi kopię umowy z cudzoziemcem w języku polskim za pośrednictwem odpowiedniego systemu teleinformatycznego.

Przepisy przewidują również obowiązek informowania organu o określonych sytuacjach dotyczących faktycznego wykonywania pracy.

Pracodawca powinien powiadomić organ między innymi wtedy, gdy:

cudzoziemiec nie podjął pracy w ciągu dwóch miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia,
cudzoziemiec przerwał pracę na okres przekraczający dwa miesiące,
cudzoziemiec zakończył pracę wcześniej niż dwa miesiące przed upływem ważności zezwolenia.

To pokazuje, że legalizacja zatrudnienia cudzoziemca nie jest jednorazowym działaniem kadrowym. Jest procesem obejmującym również okres wykonywania pracy.

Czy przedsiębiorca poradzi sobie sam, czy potrzebuje specjalisty?

Właściciel firmy może samodzielnie przeprowadzić procedurę, szczególnie jeśli zatrudnia jedną osobę i dobrze zna wymagania systemu praca.gov.pl. W praktyce jednak liczba obowiązków rośnie wraz z liczbą cudzoziemców oraz rodzajem wykorzystywanych procedur.

Biuro rachunkowe może przejąć część zadań związanych z dokumentacją kadrowo-płacową, wynagrodzeniami i rozliczeniami. Nie oznacza to jednak automatycznie, że każde biuro rachunkowe prowadzi postępowania legalizacyjne przed wojewodą. Zakres obsługi powinien być jasno określony w umowie z przedsiębiorcą.

W przypadku bardziej skomplikowanych spraw pomocne może być również wsparcie specjalisty ds. legalizacji pobytu i pracy albo profesjonalnego pełnomocnika.

Przedsiębiorca powinien przede wszystkim ustalić:

kto odpowiada za przygotowanie wniosku,
kto sprawdza dokument pobytowy cudzoziemca,
kto monitoruje terminy ważności dokumentów,
kto składa wymagane powiadomienia,
kto przekazuje organowi wymagane kopie dokumentów,
kto reaguje na wezwania urzędu,
kto kontroluje zgodność faktycznych warunków zatrudnienia z dokumentami.

Podział odpowiedzialności ma znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy firma korzysta jednocześnie z usług księgowej, kadrowej, agencji zatrudnienia i zewnętrznego prawnika.

Najważniejsze zasady zatrudniania cudzoziemców w Warszawie w 2026 roku

Rok 2026 przynosi przedsiębiorcom przede wszystkim konsekwencje cyfryzacji procedur oraz nowych zasad obowiązujących od 2025 r. W przypadku zezwoleń na pracę zasadniczym kanałem składania dokumentów jest obecnie praca.gov.pl, a pracodawca musi liczyć się także z obowiązkami, które pozostają aktualne po wydaniu decyzji.

Jednocześnie nie istnieje jedna uniwersalna procedura zatrudniania każdego cudzoziemca. Znaczenie mają obywatelstwo, status pobytowy, rodzaj wykonywanej pracy, podmiot zatrudniający i okres zatrudnienia.

W 2026 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4806 zł brutto miesięcznie, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł brutto. Parametry te należy uwzględniać przy planowaniu zatrudnienia i weryfikacji warunków oferowanych cudzoziemcowi.

Największym błędem przedsiębiorcy nie musi być brak wiedzy o jednym formularzu. Większe znaczenie ma pominięcie któregoś z etapów całego procesu: od weryfikacji podstawy pobytu, przez wybór właściwej procedury, po obowiązki po rozpoczęciu pracy.

Dlatego w przypadku pojedynczego, nieskomplikowanego zatrudnienia przedsiębiorca może często przeprowadzić procedurę samodzielnie. Przy większej liczbie pracowników z zagranicy albo przy łączeniu procedur dotyczących pracy, pobytu, płac i obowiązków pracodawcy zasadne jest natomiast precyzyjne rozdzielenie zadań pomiędzy firmę, dział kadr, biuro rachunkowe i – w razie potrzeby – specjalistę od legalizacji zatrudnienia.

Aktualne informacje dotyczące zezwoleń na pracę, dokumentów i procedur warto każdorazowo weryfikować bezpośrednio w Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim oraz w Urzędzie Pracy m.st. Warszawy, ponieważ przepisy i wymagania proceduralne mogą się zmieniać.