Tytuł: Jak działają obowiązkowe potrącenia z wynagrodzenia? Wszystko, co musisz wiedzieć w 2025 roku
Data publikacji: 15 sierpnia 2025
Data ostatniej aktualizacji: 15 sierpnia 2025
Autor: Marek Lewandowski
Obowiązkowe potrącenia z wynagrodzenia to temat, który dotyczy każdego pracownika – niezależnie od branży czy formy zatrudnienia. Ich mechanizm jest ściśle określony przez przepisy prawa pracy oraz ustawy szczegółowe, a błędy w rozliczeniach mogą mieć poważne konsekwencje zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy.
W tym poradniku wyjaśniam:
- jakie są rodzaje obowiązkowych potrąceń,
- w jakiej kolejności są one stosowane,
- jakie limity ochronne przewiduje Kodeks pracy,
- co może, a czego nie może potrącić pracodawca,
- jak wygląda procedura w przypadku egzekucji komorniczej.
Czytaj dalej, aby poznać szczegółowe zasady i uniknąć kosztownych pomyłek.
Spis treści
- Podstawa prawna obowiązkowych potrąceń
- Rodzaje obowiązkowych potrąceń
- Kolejność potrąceń
- Limity i kwoty wolne od potrąceń
- Potrącenia a egzekucja komornicza
- Potrącenia fakultatywne – czym różnią się od obowiązkowych
- Obowiązki pracodawcy i prawa pracownika
- Najczęstsze błędy przy potrąceniach
- Podsumowanie
Podstawa prawna obowiązkowych potrąceń
Podstawą do dokonywania potrąceń z wynagrodzenia jest Kodeks pracy (art. 87–91) oraz przepisy szczegółowe, m.in. ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych czy przepisy dotyczące egzekucji sądowej i administracyjnej.
Prawo dokładnie określa:
- które potrącenia są obowiązkowe,
- w jakiej kolejności należy je stosować,
- jakie są limity, aby chronić minimalny dochód pracownika.
Pracodawca nie może samodzielnie ustalać dodatkowych potrąceń bez podstawy prawnej lub pisemnej zgody pracownika.
Rodzaje obowiązkowych potrąceń
Do obowiązkowych potrąceń należą te, które pracodawca ma obowiązek naliczyć i odprowadzić z wynagrodzenia niezależnie od woli pracownika. W Polsce są to przede wszystkim:
- Składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe) oraz zdrowotne – odprowadzane do ZUS.
- Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT) – przekazywana do urzędu skarbowego.
- Potrącenia wynikające z tytułów wykonawczych – np. egzekucje komornicze.
- Należności alimentacyjne – mają szczególny priorytet w potrąceniach.
Kolejność potrąceń
Kolejność potrąceń została jasno określona w art. 87 § 1 Kodeksu pracy. Obowiązuje następujący porządek:
- Potrącenia alimentacyjne.
- Inne należności egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych (np. niespłacone kredyty).
- Zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi.
- Kary pieniężne przewidziane w Kodeksie pracy.
Dopiero po odjęciu tych należności można mówić o ewentualnych potrąceniach fakultatywnych.
Limity i kwoty wolne od potrąceń
Prawo chroni pracownika przed całkowitą utratą dochodu.
- Przy potrąceniach alimentacyjnych można zająć do 60% wynagrodzenia netto.
- Przy innych tytułach egzekucyjnych – maksymalnie 50% wynagrodzenia netto.
- W przypadku zaliczek i kar pieniężnych – pozostawia się co najmniej minimalne wynagrodzenie po odliczeniu składek i podatku.
Kwota wolna jest ustalana na podstawie minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku i proporcjonalna do wymiaru etatu.
Potrącenia a egzekucja komornicza
Egzekucja komornicza jest jednym z najczęstszych powodów potrąceń. Pracodawca po otrzymaniu pisma od komornika ma obowiązek:
- rozpocząć potrącenia zgodnie z określoną w nim kwotą,
- stosować właściwe limity,
- przekazywać środki komornikowi w wyznaczonych terminach.
Niezastosowanie się do tych obowiązków może skutkować sankcjami finansowymi dla pracodawcy.
Potrącenia fakultatywne – czym różnią się od obowiązkowych
Potrącenia fakultatywne (np. składki na ubezpieczenie grupowe, składki związkowe) są możliwe wyłącznie po pisemnej zgodzie pracownika. Różnią się tym, że nie wynikają wprost z przepisów prawa, lecz z indywidualnych ustaleń lub regulaminów wewnętrznych.
Obowiązki pracodawcy i prawa pracownika
Pracodawca ma obowiązek:
- naliczać potrącenia zgodnie z przepisami,
- informować pracownika o ich wysokości,
- przechowywać dokumentację związaną z potrąceniami.
Pracownik ma prawo:
- znać szczegóły dotyczące naliczonych potrąceń,
- otrzymać paski wynagrodzeń,
- kwestionować nieprawidłowe potrącenia.
Najczęstsze błędy przy potrąceniach
Do najczęstszych pomyłek należą:
- zastosowanie niewłaściwych limitów,
- pominięcie kolejności potrąceń,
- brak aktualizacji kwoty wolnej po zmianie minimalnego wynagrodzenia,
- potrącenia bez pisemnej zgody w przypadku świadczeń fakultatywnych.
Podsumowanie
Obowiązkowe potrącenia z wynagrodzenia to obszar, w którym pracodawca musi działać bardzo precyzyjnie. Nieprzestrzeganie przepisów może narazić firmę na kary, a pracownika – na nieuzasadnione straty finansowe. Znajomość zasad pozwala uniknąć sporów i utrzymać pełną zgodność z prawem.