W 2024 roku firmy prowadzące sprzedaż detaliczną, takie jak sklepy samoobsługowe oferujące produkty spożywcze i przemysłowe, są nadal zobowiązane do rejestrowania transakcji przy użyciu kas fiskalnych. Większość sprzedaży dotyczy osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, co wymaga prowadzenia ewidencji obrotu i podatku VAT. Kasy fiskalne nadal sporządzają paragony, a firmy muszą przechowywać kopie tych dokumentów – w wielu przypadkach zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, w zależności od stosowanych rozwiązań technologicznych.
Prawidłowe archiwizowanie tych dokumentów jest kluczowe z punktu widzenia przepisów podatkowych i ewentualnych kontroli skarbowych. W związku z tym każda firma musi być świadoma, jak długo należy przechowywać kopie paragonów w 2024 roku, aby spełniać aktualne wymogi prawne.
Okres przechowywania rolek kasowych w 2024 roku
W 2024 roku obowiązek przechowywania kopii paragonów fiskalnych dotyczy sprzedaży dokonanej zarówno w poprzednich latach, jak i bieżących. W przypadku dokumentów dotyczących sprzedaży z lat 2019-2023, rolki te powinny być przechowywane przez pięć lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku VAT. Natomiast dokumenty dotyczące sprzedaży dokonanej przed 2019 rokiem mogą być już trwale zniszczone, ponieważ minął wymagany okres ich przechowywania.
Podstawy prawne i czas przechowywania dokumentów
W myśl przepisów obowiązujących w 2024 roku, wszystkie dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi, w tym kopie paragonów fiskalnych, muszą być przechowywane przez pięć lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Obowiązek ten wynika z przepisów ustawy o VAT oraz Ordynacji podatkowej. Przepisy te określają ogólny pięcioletni okres przedawnienia zobowiązań podatkowych. Dotyczy to zarówno dokumentów przechowywanych w formie papierowej, jak i elektronicznej, co w 2024 roku nabiera coraz większego znaczenia, ze względu na rosnącą popularność kas online i systemów elektronicznej archiwizacji.
Zasady te są szczegółowo opisane w rozporządzeniu Ministra Finansów, które reguluje kwestie techniczne dotyczące kas fiskalnych oraz warunki ich stosowania. W związku z tym, firmy prowadzące sprzedaż z zastosowaniem kas rejestrujących muszą przestrzegać przepisów dotyczących zarówno okresu, jak i formy przechowywania dokumentów, aby uniknąć problemów z urzędami skarbowymi.
Zmiany i dostosowanie do nowoczesnych rozwiązań technologicznych
W 2024 roku widać wyraźny postęp w kierunku cyfryzacji dokumentów fiskalnych. Coraz więcej firm korzysta z kas online, które automatycznie przesyłają informacje o transakcjach do systemu Ministerstwa Finansów. Zmiany te znacząco wpłynęły na sposób przechowywania dokumentacji. W przypadku kas online większość dokumentów archiwizowana jest w formie elektronicznej, co ułatwia przechowywanie i zabezpiecza dane przed uszkodzeniem fizycznym, jak to miało miejsce w przypadku tradycyjnych papierowych rolek.
Mimo że technologia idzie naprzód, w 2024 roku nadal istnieją firmy, które wykorzystują kasy rejestrujące działające na papierowych rolkach. W takim przypadku zasady dotyczące przechowywania kopii paragonów w formie papierowej pozostają bez zmian – należy je archiwizować przez pięć lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. W przypadku wcześniejszych lat, jeśli minął wymagany okres przechowywania, dokumenty mogą zostać zniszczone.
Wyjątki i szczególne przypadki
Należy pamiętać, że zasady dotyczące przechowywania dokumentów kasowych nie obejmują wszystkich typów dokumentacji. Wyjątkiem są kopie faktur wystawionych przy użyciu kas fiskalnych, które podlegają odrębnym przepisom. Warto też zwrócić uwagę na to, że firmy stosujące nowoczesne technologie, takie jak kasy online, są zobowiązane do archiwizowania dokumentacji w sposób zgodny z wymogami prawa, jednak proces ten jest znacznie uproszczony dzięki automatycznemu przesyłaniu danych do systemu Ministerstwa Finansów.
Podsumowanie obowiązków w 2024 roku
W 2024 roku przedsiębiorstwa zobowiązane są do przechowywania kopii paragonów fiskalnych za lata 2019-2023, zgodnie z pięcioletnim okresem przedawnienia zobowiązań podatkowych. Dokumenty dotyczące transakcji sprzed 2019 roku mogą zostać zniszczone. W przypadku sprzedaży realizowanej w bieżącym roku, firmy muszą archiwizować rolki zgodnie z obowiązującymi przepisami, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, zależnie od stosowanej technologii. Cyfryzacja procesów fiskalnych przyspiesza, ale tradycyjne metody, takie jak przechowywanie papierowych rolek, nadal mają zastosowanie w wielu firmach.